Я тут несколько пробегом, но кое-что могу ответить (или постараться):
Встречают приезжих на поездах с вокзалов, в нужное время, так - официально всех встречают на станции метро "Тёплый стан". Будут извесны (наверно) телефоны "проводников", а так же можно связаться и с "организаторами" и поговорить с ними...